Cách Đặt Câu Hỏi Hữu Ích

Hỏi hay là chết. Ảnh từ Raymond Bryson

“Không.”

Đó là câu trả lời tôi thường nhận được sau khi ném một câu hỏi ngu ngơ lên trước bàn một người mình ngưỡng mộ.

Hoặc tệ hơn. Im lặng. Câu hỏi rơi vào không trung không có lời đáp. Bồ câu đưa thư bay đi không bay về. Dù biết rằng người đã nhận đã đọc.

Làm sao để làm giàu? Phim câm. Làm sao để hạnh phúc? Phim câm. Làm sao để thoát kiếp F.A? Phim tình cảm bi hài nhưng cũng câm nốt. Mình hỏi mình nghe tiếng vọng lại của chính mình.

Như nhiều bạn (già lẫn trẻ) khác, tôi đã không học được cách đặt câu hỏi hữu ích. Rồi sau này, tôi cũng nhận được nhiều câu hỏi tương tự. Tôi hiểu và bạn cũng hiểu, phải trả lời những câu hỏi vô tư và hồn nhiên (gọi tắt là vô hồn) là thứ lãng phí thời gian và hại não nhất trần đời.

Để cứu mình khỏi nỗi thống khổ, sau nhiều năm sưu tầm đủ các mẫu phỏng vấn, mẫu trả lời, mẫu mời hợp tác, mẫu chia tay, mẫu đổ thừa trách nhiệm, tôi đã tìm được các mẫu đặt câu hỏi tốt nhất cho từng trường hợp.

Dưới đây là kỹ thuật đặt câu hỏi từ bậc thầy tư duy lý tính Josh Kaufman – tác giả sách Personal MBA được giới thiệu trong Thư Viện Phát Triển Cá Nhân VN.

Hãy bookmark và đọc đi đọc lại nhiều lần. Ngay ngày mai, bạn có thể phải áp dụng chúng trong lớp học, qua một email quan trọng từ khách hàng hay một đoạn chat thân mật trên Facebook.

Và chúng sẽ cứu bạn khỏi nhiều bàn thua trông thấy.

Hack Tư Duy của Josh Kaufman

Josh Kaufman, tác giả của sách bán chạy PersonalMBA và The 1st 20 Hours.

Đặt câu hỏi hữu ích là một kỹ năng, và nó đòi hỏi rèn luyện.

Những câu hỏi ngây thơ và thiếu kinh nghiệm nghe như thế này:

“Chào bạn! [Chuyện đời tôi] Tôi nên làm gì?”

Hoặc thế này:

“Tôi đang nghĩ về [làm gì đó]. Bạn nghĩ sao?”

Những câu hỏi này thường mắc những sai lầm nghiêm trọng sau:

• Chúng không bao gồm ngữ cảnh cần thiết để người nhận trả lời câu hỏi.
• Chúng không tôn trọng thời gian, năng lượng, sự chú ý, hay những yêu cầu khác của người nhận.
• Chúng hoàn toàn chuyển giao trách nhiệm về kết quả cuối cùng từ người hỏi sang người nhận.

Kết quả là, những câu hỏi này thường không được trả lời vì – trả lời chúng sẽ tốn quá nhiều công sức, cho nên người nhân không thèm bận tâm.

Nếu bạn muốn một câu trả lời có ích, hãy học cách hỏi những câu hỏi tốt hơn. Trong hầu hết trường hợp, bạn sẽ cần điều chỉnh dạng câu hỏi theo loại thông tin mà bạn đang tìm kiếm.

1. Hỏi Để Khai Thác Thông Tin

Từ lớp học đến công sở, đây là câu hỏi cơ bản nhất.

“Tôi đang quan tâm thêm thông tin về A, tôi biết bạn từ B. Bạn có phải là người tốt nhất để hỏi về vấn đề này không?”

Mấu chốt của những câu hỏi khai thác thông tin:

• Hãy cụ thể về thông tin bạn đang tìm kiếm.
• Đưa ngữ cảnh bằng cách giới thiệu lý do tại sao bạn liên lạc với họ và làm thế nào bạn tìm được thông tin liên lạc của họ.
• Giúp người nhận dễ giới thiệu bạn tiếp cận nguồn tài nguyên tốt nhất nhanh nhất có thể, điều đó sẽ giúp cả hai tiết kiệm được thời gian.

2. Hỏi Để Làm Rõ Vấn Đề

Tránh những lời nước đôi và lật lọng với câu hỏi này

“Dựa vào cuộc đối thoại của chúng ta về A, dường như B là vấn đề. Điều đó có đúng không?”

Mấu chốt của những câu hỏi làm rõ vấn đề.

• Tóm tắt ngắn ngọn lại vấn đề để cung cấp ngữ cảnh.
• “Dường như…” chừa chỗ cho sự xác nhận mà không mang tính đối chất.
• “Điều đó có đúng không?” (hay một câu hỏi đóng) chốt vấn đề một cách rõ ràng, ngắn gọn, trực tiếp và lịch sự.

3. Hỏi Để Nhờ Giúp Đỡ

Hỏi xin giúp đỡ không phải là yếu đuối, đó là mạnh mẽ

“Tôi đang cố gắng A, và tôi đang gặp rắc rối. Hiện tại, tôi đã thử B với kết quả C, vàD với kết quả E. Giờ tôi đang mắc kẹt. Bạn có hướng dẫn nào không?”

Mấu chốt của những câu hỏi nhờ trợ giúp:

• Nói rõ ràng và chính xác về việc bạn đang cố gắng thực hiện.
• Cung cấp ngữ cảnh bằng cách tóm lại những phương án mà bạn đã thử, để làm cho người nhận hiểu được bạn đang tự xoay sở và không yêu cầu người nhận giải quyết vấn đề của bạn.
• “Bạn có hướng dẫn nào không?” hoặc “Tôi nên thử gì tiếp theo đây?” tạo điều kiện để người nhận trở thành chuyên gia nhưng không chuyển giao trách nhiệm giải quyết vấn đề cho họ.

4. Hỏi Để Thỏa Thuận

Mọi thỏa thuận quan trọng đều cần văn bản xác nhận.

“Dựa vào cuộc đối thoại trước của chúng ta về X; chúng ta quyết định Y là hướng giải quyết tốt nhất, bước tiếp theo là Z. Bạn đồng ý chứ? Nếu có, tôi sẽ bắt đầu ngay.”

Mẫu chốt của câu hỏi để thỏa thuận:

• Sử dụng câu hỏi này để có được những quyết định quan trọng hoặc đạt được thỏa thuận bằng văn bản (Câu hỏi này đặc biệt hữu ích để xác nhận những thỏa thuận kinh doanh).
• Ghi rõ quyết định càng chi tiết càng tốt.
• “Bạn đồng ý chứ?” dành chỗ cho người nhận phát biểu ý kiến bất đồng mà không làm lập lờ nước đôi cách diễn tả của bạn về cuộc đối thoại quyết định ban đầu.
• “Tôi sẽ bắt đầu ngay” tăng thêm tính cấp thiết và làm rõ nếu có bất kỳ điều chỉnh hay thay đổi nào cần được điều chỉnh ngay lập tức.

5. Hỏi Để Tìm Lời Khuyên

Thư gửi Yoda. Hoặc Broda (phiên bản cao, to, trẻ, và đẹp hơn Yoda).

“Tôi đang làm A. Ưu tiên của tôi là B, C, và D. Tôi đang phân vân E, nhưng tôi không chắc chắn đó là lựa chọn tốt nhất. Nếu bạn có vài phút, tôi rất cảm kích và trân trọng suy nghĩ của bạn. Nếu không được cũng không sao. Cảm ơn bạn!”

Mấu chốt của những câu hỏi tìm lời khuyên:

• Nói rõ ràng và chính xác về những gì bạn đang cố gắng đạt được.
• Nói rõ ràng về thứ tự ưu tiên của bạn, và bao gồm cả những thỏa hiệp đánh đổi hy sinh nào bạn đã nhận thức được. Người nhận không thể đọc được suy nghĩ của bạn hoặc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho bạn.
• Hãy nói rõ bạn đang hỏi xin lời khuyên hoặc quan điểm, chứ không phải để người nhận quyết định thay bạn.
• Cho người nhận cơ hội từ chối – hãy lịch sự vì bạn đang hỏi xin giúp đỡ.

Câu Thần Chú Mỗi Ngày

Bạn có câu hỏi gì muốn đặt cho PTCNVN? Bình luận ở dưới nhé.

“Đơn giản vậy sao?” Bạn hỏi như không tin được vào não mình, cứ như tôi vừa khẳng định Santa Claus là có thật.

Vậy đấy. Những câu hỏi trên đã giúp tôi vô số lần trong cả đời sống cá nhân lẫn công việc chuyên nghiệp. Giờ tôi niệm chúng hằng ngày như cầu thần chú kỳ diệu mở ra kho tàng trí thức và kinh nghiệm của những người giỏi hơn mình.

Bạn có đang đặt những câu hỏi hữu ích? Loại câu hỏi nào bạn mà bạn hay gặp rắc rối nhất? Làm thế nào bạn có thể tập hỏi một cách hữu ích?

Chia sẻ ở bình luận bên dưới và PTCNVN sẽ hỗ trợ bạn.

*Bản dịch từ bài How to Ask Useful Questions của Josh Kaufman