Giao Phó: Cách Dễ Nhất Để Mua Lại Thời Gian

Nhờ người khác một tay, lấy một nắm thời gian. Ảnh bởi Butz.2013

Tin hay không tin, nhưng bạn chỉ có 4 cách để hoàn thành bất kỳ công việc nào:

1. Tự mình làm: xắn tay áo tự làm cho đến khi nào hoàn thành công việc.
2. Bỏ: quyết định công việc không đáng làm, bỏ công việc và bỏ luôn mặc cảm có lỗi.
3. Trì hoãn: quyết định bạn sẽ làm sau, vì công việc hiện tại không đủ tầm ưu tiên (khẩn cấp + quan trọng) để làm ngay bây giờ
4. Giao phó: giao việc cho một người khác có thể hoàn thành công việc nhanh hơn hoặc tốt hơn bạn.

Hầu hết chúng ta đều chọn 3 cách đầu tiên, bởi nó cho bạn tâm lý kiểm soát 100% – bạn có thể quyết định làm/bỏ/trì hoãn một công việc bất kỳ lúc nào. Tuy nhiên, lượng thời gian và năng lượng của con người là hữu hạn mỗi ngày nên những thứ bạn có thể làm cũng bị giới hạn. Đây là lúc nghệ thuật giao phó xuất hiện – giao phó việc cho người khác hoạt động như một đòn bẩy tăng lực giúp bạn hoàn thành được nhiều hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn.

Không chỉ thế, giao phó còn giúp bạn tận dụng được sức mạnh của Khám Phá Sức Mạnh 2.0: Bạn có thể tập trung vào làm những gì mình giỏi nhất và có ý nghĩa nhất với mình – đó là cách tốt nhất để đạt được thành công mà vẫn tận hưởng hành trình.

2 Loại Công Việc: Từ Thế Giới Đến Việt Nam – Cuộc Đổ Bộ Của Công Việc Có Tính Tập Quán

Bạn có thể chia công việc ra làm 2 loại: Thuật Toán và Tự Nghiệm.

1. Công việc thuật toán là những công việc đi theo một con đường đã vạch sẵn.Chúng được giải quyết bằng công thức, biểu đồ, bản tóm tắt, bản vẽ kỹ thuật, các bước hành động để dẫn tới kết quả đúng. Đó là cô thu ngân khô khan trong quán cafe, chàng trai kế toán bơ phờ sổ sách, 8 cam kết dịch vụ khách hàng của Mobifone – một dãy các quy trình tiếp khách dành cho giao dịch viên…
2. Công việc tự nghiệm là những công việc phá bỏ lối mòn để khám phá ra một chiến lược hoàn toàn mới mẻ. Chúng được giải quyết bằng sức sáng tạo. Đó là chàng Marketer vẽ nên chiến dịch quảng bá cho công ty chàng kế toán bơ phờ, ca sĩ hát trong phòng trà café nơi cô thu ngân ngáp dài…

Rất nhiều công việc bạn đang thấy và đang làm đều mang tính tập quán. Anh thợ lao động chân tay vặn đinh ốc trong nhà máy trong thế kỷ XX. Nàng lao động trí óc gõ máy tính trong thế kỷ XXI. Đúng vậy, ai bảo nhập dữ liệu và gõ văn bản dù là trên máy vi tính hiện đại là công việc sáng tạo?

Công việc dạng thuật toán này đang ngày càng được thuê ngoài. Những công việc ít đòi hỏi óc sáng tạo này tại Mỹ, Âu, Nhật, Hàn Quốc và Úc đang đua nhau chạy sang Ấn Độ, Bulgarria, Philippines, Trung Quốc, Việt Nam – các nước phát triển nơi nhân công giá rẻ và có thể làm được việc tương đương. Ước tính điều này giúp tăng trưởng thu nhập cho các tập đoàn lên 20% mỗi năm.

Một xu hướng khác là tự động hóa bằng phần mềm. Phần mềm hoàn thành nhiều chức năng chuyên môn với hiệu quả cao hơn loài người đầy lỗi lầm. Nếu một lập trình viên chuyên nghiệp chỉ chủ yếu làm các công việc tập quán, thì sẽ phải đối mặt với sức ép cạnh tranh không chỉ từ Nam Chicken (lập trình viên hỗ trợ trang Phát Triển Cá Nhân VN) mà còn cả chương trình phần mềm giá chỉ 100USD.

Như vậy, con người đang có xu hướng hoàn thành những công việc mang tính tập quán bằng 2 hình thức Giao Phó hiệu quả nhất: Thuê Ngoài (Outsourcing) và Tự Động Hóa (Automation). Giao phó là một kỹ năng quản lý thời gian tối quan trọng trong thời buổi bội thực thông tin và công việc. Chúng ta sẽ nói chi tiết sau.

Học Cách Giao Phó

Rõ ràng: bạn không thể giao phó nếu bạn không có ai để giao việc và không có việc để giao ai. Lối suy nghĩ thông thường là bạn phải làm sếp bự bận rộn với đống việc và thuê nhân viên để giao việc. Cách này thường tốn thời gian, đắt đỏ và chưa kể sự phức tạp của hệ thống thuế/luật pháp.

Thật may mắn, Internet đã tạo ra những cơ hội mới để làm việc với các công dân khắp thế giới.  2 năm về trước, tôi đã đọc cuốn Four-Hour Workweek của Tim Ferris. 1 năm về trước, tôi quyết định thử nghiệm về việc thuê ngoài và tự động hóa để học cách quản lý và có thêm thời gian rỗi để thưởng thức cuộc sống…Từ đó đến nay, tôi đã thuê các anh bạn hàng xóm Philipines, Ấn Độ nhưng cuối cùng vẫn yêu mến sự chăm chỉ cần cù và tỉ mỉ của những bạn trẻ Việt Nam nhất. Không chỉ riêng tôi, những doanh nghiệp Nhật Bản khi muốn đầu tư vào Đông Nam Á thì luôn có 2 lựa chọn: Ấn Độ và Việt Nam. Và họ chọn Việt Nam bởi tin vào con người đất nước hình chữ S này.

Tôi có những người bạn mình sẵn sàng tin tưởng 100% để giao phó. Đó là một nhóm đa dạng bao gồm dịch thuật, trợ lý kinh doanh, du lịch, lập trình. Cuộc sống trở nên nhẹ nhàng và dễ thở hơn biết bao nhiêu khi bạn không phải gồng gánh tất cả mọi khó khăn của cuộc sống.

Với cá nhân tôi, giao phó là một thử thách. Tôi là một anh chàng mắc bệnh cầu toàn và thích mọi thứ phải có chuẩn, không được buông tuồng. Việc này dẫn đến quản lý vi mô quá nhiều và khiến mọi người phát điên lên. Tôi cũng thường thích tự mình làm việc vì không muốn bỏ lỡ cơ hội học hỏi. Điểm trừ là tôi thường thấy mình có quá nhiều việc phải làm, tạo ra những nút thắt cổ chai không cần thiết khi cần phát triển dự án. Thách thức này giúp tôi cảm thấy thoải mái hơn khi trông cậy vào người khác để hoàn thành công việc. Nói ngắn gọn: làm việc nhóm.

Như đã nói trong Khám Phá Sức Mạnh 2.0, bạn cần làm những việc tận dụng sức mạnh của bạn vì lợi ích (và có thể, hòa bình) cho thế giới. Lưu ý rằng công việc này không quan trọng với bạn không có nghĩa là nó tào lao với người khác. Dịch thuật không mấy thú vị với một quản trị viên nhưng lại rất quan trọng đối với một sinh viên. Làm việc nhà không quan trọng với một gia đình trung lưu nhưng nó là nguồn sống ngay ngắn của một chị gái ở quê lên. Không dễ chịu khi con người ỷ tiền và giao việc cho người khác với thái độ trịch thượng. Thái độ tôn trọng với những con người mình làm việc cho bạn là rất cần.